Dijital Dönüşümde 10 Yıllık Sürdürülebilirlik Başarısı

Gebze Teknik Üniversitesi (GTÜ), 7 Aralık 2015 tarihinde “Kağıttan Dijitale” sloganıyla başlattığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) serüveninde 10 yılı geride bıraktı. On yıllık süreçte kurumsal işleyişi tamamen dijitalleştiren üniversite, bilgi yönetiminde güvenlik, hız ve tasarrufu merkeze alan bir yapıya kavuştu.

Sürdürülebilirlik vizyonu doğrultusunda hayata geçirilen EBYS ve Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) entegrasyonu, üniversitenin karbon ayak izini azaltırken ülke ekonomisine de doğrudan katkı sağladı. Sistem üzerinden bugüne kadar üretilen 2 milyon 792 bin sayfa elektronik belge sayesinde;

12 bin kilogram kâğıt tasarrufu sağlandı.

205 ağacın kesilmesi engellendi.

Yaklaşık 500 bin TL maliyet tasarrufu elde edildi.

GÜVENLİ ALTYAPI VE KESİNTİSİZ ERİŞİM

Fiziksel arşivleme zorunluluğunu ortadan kaldıran sistem; görevlendirme yazılarından yıllık izin taleplerine, dilekçelerden resmi yazışmalara kadar tüm süreçleri elektronik ortama taşıdı. Bu dönüşümle birlikte belgelere yetki dahilinde anlık ve çoklu erişim imkânı sağlanırken, belgelerin fiziksel olarak yıpranmasının ve kaybolmasının önüne geçildi. Olası afet durumlarına karşı verilerin güvenliğini garanti altına alan dijital altyapı, GTÜ’nün kurumsal hafızasını koruma altına aldı.

GELECEĞE UZANAN DİJİTAL HAFIZA

Üniversite yönetiminin kararlı desteğiyle yürütülen bu süreçte, sistemin kurumsal yapıya entegrasyonuna katkılarıyla öncülük eden İbrahim Arslan ve emeği geçen tüm personelin özverili çalışmaları, GTÜ’nün bugünkü modern ve verimli çalışma ortamının temelini oluşturdu. Kâğıt, zaman ve emek tasarrufunu en üst seviyeye çıkaran GTÜ, dijitalleşme vizyonunu önümüzdeki on yıllarda da geliştirerek sürdürmeyi hedefliyor.

Kaynak: